Các bước cần thiết chuẩn bị tổ chức cho buổi hội nghị, hội thảo

Để tránh bỏ sót các chi tiết trong khâu tổ chức, Ban tổ chức cần lên kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo và phân việc cho từng người. 

Quy trình tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo như sau:

Bước 01:  Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo.

Bước 02: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

• Mục đích, yêu cầu cần đạt được của cuộc họp, hội nghị, hội thảo
• Nội dung cuộc họp, hội nghị, hội thảo
• Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
• Kinh phí dự trù tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
• Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức
• Lên kế hoạch khách mời
• Chương trình của hội nghị
• Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Bước 03: Các công tác cần chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo

• Truyền thông, thông báo cho sự kiện
• In ấn tài liệu
• Phát thư mời
• Chuẩn bị phòng họp (phòng hội nghị, phòng hội thảo, phòng hội trường) đầy đủ khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất,...
• Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân, teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón,...(nếu cần)

Bước 04: Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

• Đón tiếp đại biểu
• Phát tài liệu
• Điều khiển dẫn chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Bước 05: Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo

• Ghi biên bản hội nghị
• Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị

Bước 06: Xử lý thông tin cuộc họp, hội nghị, hội thảo

• Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo.
• Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.

Bước 07: Đánh giá hiệu quả của cuộc họp, hội nghị, hội thảo